Как работать с архивами (некаталогизированные фонды)?

Недавно начал работать с архивами.
Сделано два запроса, ответов даже пока еще не дождался.

Например, известно, что в формулярном списке у человека написано "из драгунских детей". Вот надо выявить его отца - драгуна.

Делал запрос как:
1. Излагаешь известные факты. Был драгун с такой-то фамилией, родил такого-то в таком-то году примерно.
2. Просишь 1) Выявить, что есть в архиве о данном драгуне. 2) Найти метрическое свидетельство. 3) Выявить любые факты далее вглубь поколений.

Мучают сомнения. Дело в том, что в архивах полно некаталогизированных материалов.

Как вообще архив работает? По каталогу проверят и все? Пойдет ответ, что материалов не обнаружено?

И как тогда искать метрики? Метрики-то, поди, не попадают в каталог. Это все в разных городах, т.е. не наездишься.

Вот у меня мама пошла в архив. В областном центре, не буду называть каком, но не в столицах. Попросила помощи у сотрудников архива. Нету материалов. Ничего не нашли. И потом я в интернете нашел номера дел. Не в электронном каталоге архива, а на произвольной странице в интернете нашел. Попросил ее сходить, проверить. Все сразу нашлось.

И как в таких условиях искать? Как запросы делать? Т.е. - иными словами - что значит некаталогизированные фонды, и можно ли из них что-то получить по запросу?

Опыта нет. Но реалии именно такие.. За всё надо платить.